Wer für die Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation qualitative Interviews führt, muss sie transkribieren. Dabei geht es nicht nur um Zeit. Die Aufnahmen enthalten Stimmen und oft persönliche Erfahrungen deiner Befragten, und damit gilt die DSGVO. Dieser Ratgeber zeigt, worauf du achten musst und wie du dein Interview DSGVO-konform transkribierst, ohne dass es kompliziert wird.
Warum Interviewaufnahmen unter die DSGVO fallen
Eine Tonaufnahme ist ein personenbezogenes Datum: Über die Stimme lässt sich eine Person erkennen, und meist nennen Befragte im Gespräch Namen, Arbeitgeber oder Orte. Häufig kommen besonders geschützte Angaben hinzu, etwa zu Gesundheit, Religion oder politischer Meinung. Für sie gelten nach Art. 9 DSGVO strengere Regeln.
Für deine Arbeit heißt das: Du brauchst eine Rechtsgrundlage für die Aufnahme, du musst die Daten sicher aufbewahren und du darfst sie nur so lange speichern, wie es für die Arbeit nötig ist (Art. 5 DSGVO, Datenminimierung und Speicherbegrenzung).
Die Einwilligung: was hineingehört
In der Praxis ist die Einwilligung der Befragten die übliche Grundlage. Viele Hochschulen stellen dafür eine Vorlage bereit, frag zuerst bei deinem Lehrstuhl oder im Prüfungsamt danach. Eine gute Einwilligung enthält:
- wer die Daten verarbeitet und wie man dich erreicht
- wofür die Aufnahme genutzt wird, zum Beispiel nur für deine Abschlussarbeit
- dass das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert wird und wer die Aufnahme bekommt
- wie lange die Aufnahme gespeichert und wann sie gelöscht wird
- dass Namen und erkennbare Angaben im Transkript pseudonymisiert werden
- dass die Teilnahme freiwillig ist und die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann
- bei sensiblen Themen: eine ausdrückliche Einwilligung auch für diese Angaben
Wichtig ist der dritte Punkt. Schreibst du hinein, dass niemand außer dir die Aufnahme bekommt, darfst du sie danach nicht einfach bei einem Online-Dienst hochladen.
Drei Wege zum Transkript
| Selbst abtippen | Online-Dienst | Lokales Programm | |
|---|---|---|---|
| Wo liegt die Aufnahme? | auf deinem Gerät | auf den Servern des Anbieters | auf deinem Gerät |
| Zeitaufwand pro Stunde Interview | oft 4 bis 8 Stunden | wenige Minuten plus Korrektur | wenige Minuten bis eine Stunde plus Korrektur |
| Was du für die DSGVO brauchst | sichere Speicherung | Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bei Servern außerhalb der EU zusätzliche Garantien, Hinweis in der Einwilligung | sichere Speicherung |
Online-Dienste sind schnell, aber der Anbieter verarbeitet die Aufnahme in deinem Auftrag. Dafür ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Liegen die Server außerhalb der EU, etwa in den USA, kommen weitere Pflichten hinzu. Viele Hochschulen raten deshalb von solchen Diensten für Forschungsinterviews ab oder erlauben nur bestimmte Anbieter.
Lokale Programme umgehen das Problem: Die Spracherkennung läuft auf deinem eigenen Computer, die Aufnahme verlässt ihn nicht. Stillscript funktioniert so, ohne Installation direkt im Browser. Prüfen kannst du das selbst: Nach dem ersten Laden funktioniert die Umwandlung auch ohne Internet.
Schritt für Schritt
- Vorab klären: Frag deine Betreuung, ob die Hochschule eine Vorlage für die Einwilligung oder Vorgaben zur Transkription hat.
- Einwilligung einholen: vor dem Interview, schriftlich oder bei Online-Interviews per Mail, und sicher ablegen.
- Aufnehmen: mit dem Handy oder Laptop, ohne Cloud-Synchronisierung. Prüf, ob deine Sprachmemos-App Aufnahmen automatisch in eine Cloud lädt.
- Transkribieren: selbst, lokal mit einem Programm oder mit einem Dienst, für den ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.
- Korrigieren: Spracherkennung macht Fehler, besonders bei Fachbegriffen, Namen und Dialekt. Hör kritische Stellen nach.
- Pseudonymisieren: Namen, Orte und erkennbare Details im Transkript ersetzen (siehe unten).
- Löschen: die Aufnahme löschen, sobald du sie nicht mehr brauchst, spätestens zu dem Zeitpunkt, der in der Einwilligung steht.
Pseudonymisieren im Transkript
Im Anhang deiner Arbeit soll niemand die Befragten erkennen können. Ersetze deshalb Namen durch Kürzel und mach Details allgemeiner:
Original„Ich arbeite seit 2019 bei der Stadtbäckerei Müller in Freiburg, meine Chefin Anna Schulz …“
Pseudonymisiert„Ich arbeite seit [Jahr] bei [Bäckerei] in [Stadt in Süddeutschland], meine Chefin [Person A] …“
In Stillscript geht das mit „Namen ersetzen“ über dem Transkript: Namen eingeben, Ersatz eingeben, und er wird überall ersetzt. Die Liste, welches Kürzel zu welcher Person gehört, bewahrst du getrennt vom Transkript auf. Ohne diese Liste lassen sich die Angaben nicht mehr zuordnen. Wie genau du transkribierst, also ob mit Pausen, Füllwörtern oder Betonungen, legen Transkriptionsregeln fest. Verbreitet sind die einfachen Regeln nach Dresing und Pehl sowie die nach Kuckartz. Frag deine Betreuung, welche erwartet werden.
Aufnahmen sicher aufbewahren
- Speichere Aufnahmen und Transkripte auf deinem eigenen Gerät, nicht in geteilten Ordnern.
- Nutze ein Gerät mit Passwort und am besten mit verschlüsselter Festplatte (unter Windows BitLocker, auf dem Mac FileVault).
- Verschick Aufnahmen nicht per Messenger oder unverschlüsselter Mail.
- Lösch auch Kopien, etwa im Download-Ordner oder Papierkorb.
Checkliste
- Einwilligung mit Hinweis auf Aufnahme, Transkription, Speicherdauer und Widerruf
- Aufnahme ohne automatische Cloud-Synchronisierung
- Transkription lokal oder nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Transkript korrigiert und pseudonymisiert
- Zuordnungsliste getrennt aufbewahrt
- Aufnahme nach Ablauf der Frist gelöscht
Häufige Fragen
Darf ich einen Online-Transkriptionsdienst nutzen?
Grundsätzlich ja, wenn die Befragten darüber informiert sind und mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Bei Servern außerhalb der EU braucht es zusätzliche Garantien. Viele Hochschulen haben dazu eigene Vorgaben, frag vorher nach.
Muss ich die Aufnahme nach der Abgabe löschen?
Sie darf nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist und wie es in der Einwilligung steht. Manche Hochschulen verlangen, Daten für die Überprüfung der Arbeit eine Zeit lang aufzubewahren. Halte dich an die Frist, die du in der Einwilligung genannt hast.
Reicht es, die Namen im Transkript wegzulassen?
Oft nicht. Auch Kombinationen wie Beruf, Ort und Alter können eine Person erkennbar machen. Ersetze deshalb auch solche Details durch allgemeinere Angaben.
Wie lange dauert es, ein Interview zu transkribieren?
Von Hand rechnet man meist mit dem Vier- bis Achtfachen der Gesprächsdauer. Mit Spracherkennung dauert die Umwandlung je nach Gerät Minuten, dazu kommt die Korrektur.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Hochschule und im Zweifel die Auskunft ihrer oder ihres Datenschutzbeauftragten. Stand: Oktober 2026.